Under Leverantörsfakturor ligger fakturorna bolaget ska betala. Varje faktura registreras, attesteras och betalas. Den bokförs automatiskt på vägen.
Registrera
En leverantörsfaktura kommer in på två sätt:
- Mejlad eller uppladdad: den hamnar under Underlag. Välj den och Det är en leverantörsfaktura.
- För hand: välj Registrera leverantörsfaktura.
Fyll i leverantör, fakturanummer, fakturadatum, förfallodag, belopp och moms, vart den betalas (bankgiro, plusgiro eller IBAN) och OCR eller meddelande. Under Kontering väljer du kostnadskonto. Leverantörsskulden eller bankkontot bokförs automatiskt.
En faktura kan ändras tills den är attesterad.
Kontroller
Den som attesterar ser en varning när något ser fel ut:
- Annat betalkonto än förut. Det är det vanligaste tecknet på fakturabedrägeri. Ring leverantören på ett nummer du redan har, inte ett som står på fakturan.
- Samma fakturanummer, eller samma belopp och datum, som en tidigare faktura.
- Fel kontrollsiffra i OCR-numret.
- Förfallodagen har passerat.
- Första fakturan från leverantören.
Attestera
Öppna fakturan, granska den mot underlaget och välj Attestera. Är något fel väljer du Avvisa och skriver varför. Underlaget läggs då undan med anledningen.
Flera attestanter
Under Inställningar → Attest av leverantörsfakturor väljer bolaget:
- Antal attester: en, två eller tre personer.
- Från belopp: till exempel att två ska attestera fakturor från 10 000 kr. Under beloppet räcker en.
- Attestanter: vilka som får attestera. Väljer du ingen får alla som hanterar bolagets leverantörsfakturor attestera.
Varje person attesterar en gång. På fakturan står till exempel "1 av 2 har attesterat" och vem som gjort det. De som återstår får en notis. Ändras fakturan efter en attest behöver alla attestera den igen.
Betala
En attesterad faktura betalas på ett av två sätt:
- I internetbanken. Under Betala i internetbanken finns bankgiro, OCR och belopp att kopiera. När betalningen syns i banken föreslås den under Att bokföra som Betalning av leverantörsfaktura. Välj Det är den, så bokförs betalningen.
- Markera som betald med datum och konto, om du hellre bokför betalningen direkt.
När banken kan anslutas går det också att betala med BankID direkt från fakturan.
Hur fakturan bokförs
Det beror på bolagets bokföringsmetod, som väljs under Inställningar:
- Faktureringsmetoden: fakturan bokförs mot leverantörsskulder (2440) när den attesteras, och skulden nollas när den betalas.
- Kontantmetoden: fakturan bokförs när den betalas. Den får bara användas av bolag som normalt omsätter högst 3 miljoner kronor om året (bokföringslagen 5 kap. 2 §). Obetalda fakturor ska ändå bokföras vid årets slut. Det gör du under Obetalda leverantörsfakturor vid årets slut med ett klick.
Metoden kan bytas tills den första fakturan är bokförd under året.