Varje bolag som bokför i bokslut.digital får en egen e-postadress för kvitton och fakturor, till exempel ditt-bolag@in.bokslut.digital. Det du skickar dit hamnar under Underlag i Bokföring, redo att bokföras. Du hittar bolagets adress under Underlag och på bolagets översikt.
Så skickar du ett kvitto
- Fota kvittot eller spara det som PDF.
- Mejla det till bolagets adress. Flera kvitton i samma mejl går bra.
- Inom någon minut ligger det under Underlag.
Det här tas emot:
- Bilagor: PDF, JPG, PNG, WEBP och HEIC (iPhones bildformat). Logotyper som ligger i själva mejlet hoppas över.
- Mejl utan bilaga, till exempel ett kvitto från en webbutik som bara finns i mejlet: hela mejlet blir underlaget.
- Samma fil två gånger blir ett underlag, så du kan inte råka bokföra något dubbelt för att du skickat det igen.
Originalmejlet sparas oförändrat, eftersom bokföringslagen kräver att underlaget bevaras som det kom in.
Spara adressen i telefonen
Under Underlag finns Spara som kontakt i telefonen. Då kan du dela ett kvitto direkt från kameran eller mejlappen till bolaget, utan att skriva adressen.
Vem får skicka?
För att ingen obehörig ska kunna lägga underlag i bokföringen släpps mejl in direkt bara från:
- de som har tillgång till bolaget i bokslut.digital
- adresser och domäner som någon i bolaget har godkänt
Mejl från andra avsändare hamnar under Väntar på dig i Underlag. Där kan du släppa in just det mejlet, godkänna avsändaren för framtiden, eller slänga det. Vi kontrollerar också att mejlet verkligen kommer från avsändaren (SPF och DKIM). Ett mejl som inte klarar kontrollen väntar alltid på ett godkännande.
Ge adressen till leverantörer
Leverantörer som skickar fakturor via e-post kan få bolagets adress som fakturaadress. Godkänn leverantörens adress eller domän första gången, så kommer fakturorna in direkt därefter. Under Underlag väljer du sedan Det är en leverantörsfaktura för att registrera den. Se Leverantörsfakturor och attest.
Vidarebefordra automatiskt från din egen mejl
Får du kvitton till din vanliga mejl kan du låta dem gå vidare av sig själva.
Gmail
- Öppna inställningarna i Gmail, fliken för vidarebefordran, och lägg till bolagets adress som adress att vidarebefordra till.
- Gmail skickar ett bekräftelsemejl till bolagets adress. Det visas under Väntar på dig i Underlag med en knapp för att bekräfta.
- Skapa ett filter i Gmail, till exempel för mejl från en viss avsändare eller med ordet "kvitto", och välj att vidarebefordra dem till bolagets adress.
Outlook
Skapa en regel som vidarebefordrar mejl från vissa avsändare till bolagets adress. I en organisation med Microsoft 365 kan automatisk vidarebefordran till externa adresser vara avstängd av administratören. Då behöver den slås på, eller så vidarebefordrar du för hand.
Vidarebefordrade mejl kommer från din adress, så de släpps in direkt om du har tillgång till bolaget.
Om något inte kommer fram
- Titta under Väntar på dig i Underlag. Där hamnar mejl från avsändare som inte är godkända.
- Kontrollera att adressen är rätt stavad, och att bilagan är en PDF eller en bild.
- Har bolagets adress ändrats fungerar bara den nya. Gamla adresser återanvänds aldrig, så inget hamnar hos ett annat bolag.
Hör av dig till oss om du fortfarande inte hittar underlaget.