Varje verifikation ska ha ett underlag, till exempel ett kvitto eller en faktura (bokföringslagen 5 kap. 6 §). Under Underlag samlas allt som ska bokföras. Allt sparas precis som det kom in, och det ligger kvar tills det är bokfört.
Få in underlagen
- Mejla dem till bolagets egen adress. Se Så mejlar du in kvitton.
- Ladda upp PDF, JPG, PNG, WEBP eller HEIC (iPhones bildformat) med Ladda upp, eller dra filerna till listan.
- Fota med mobilen. Öppna Underlag i mobilen, välj Ladda upp och ta en bild av kvittot.
Samma fil två gånger blir ett underlag, så inget bokförs dubbelt.
Bokför ett underlag
Det vanliga är att underlaget hör till en betalning från banken. Då bokför du betalningen under Att bokföra. Ett kvitto med samma namn och ett datum som stämmer är redan valt under Underlag. Annars väljer du det i listan. Se Bokför banktransaktioner.
Ibland går underlaget inte via banken, till exempel ett utlägg som du betalade privat. Välj underlaget under Underlag och sedan Bokför. Du kommer till Ny verifikation med underlaget valt.
Är det en faktura som bolaget ska betala väljer du Det är en leverantörsfaktura. Den registreras då och väntar på attest. Se Leverantörsfakturor och attest.
Har en verifikation redan bokförts utan underlag kan du lägga till det efteråt på verifikationen.
Lägg undan det som inte ska bokföras
Det som inte hör till bolagets bokföring, till exempel en privat utgift som skickades hit av misstag, lägger du undan med Lägg undan. Det sparas ändå, under fliken Undanlagda, och kan tas tillbaka med Tillbaka till att hantera.
Flikarna
- Att hantera: det som ska bokföras.
- Bokförda: det som har en verifikation. Underlaget följer med verifikationen.
- Undanlagda: det som inte ska bokföras.
Väntar på dig
Mejl från avsändare som inte är godkända släpps inte in direkt. De står under Väntar på dig tills någon har tittat på dem, så att ingen kan lägga in falska fakturor i bokföringen. Där kan du släppa in mejlet, godkänna avsändaren för framtiden eller slänga mejlet.