Med banken kopplad
Under Bokföring → Att bokföra känns en inbetalning igen när den stämmer med en obetald faktura:
- Betalning av faktura: samma belopp, och fakturans OCR- eller fakturanummer eller kundens namn i bankens text.
- Kan vara en faktura: samma belopp men inget nummer i texten. Kontrollera kunden.
- Kan vara flera fakturor: beloppet är summan av flera fakturor. Vissa banker bokför dagens bankgiroinbetalningar som en summa.
Välj Det är den eller Det är de, så bokförs betalningen och fakturan blir betald.
Delbetalningar och för mycket betalt
Står fakturans OCR- eller fakturanummer i texten men beloppet är ett annat visas det i förslaget:
- Delbetalning: fakturan förblir obetald, och det som är kvar visas på fakturan och i listan. Påminnelser gäller bara det som är kvar.
- För mycket betalt: det överskjutande bokförs som förskott från kunden (2420) och visas på fakturan och på kunden under Kunder. Se nedan hur det betalas tillbaka eller dras av.
Förskott från kunden
Det kunden har betalat för mycket är kundens förskott. Det kan användas på två sätt:
- Dra av på nästa faktura: på utkastet kryssar du i Dra av kundens förskott. Fakturan visar "Avgår förskott", och kunden betalar resten. Förskottet dras av när fakturan skickas. På en faktura som redan är skickad väljer du Dra av på fakturan.
- Betala tillbaka: betala från banken. Under Att bokföra visas utbetalningen som Kan vara återbetalning av förskott till kund. Utan bankkoppling öppnar du kunden under Kunder och väljer Betala tillbaka.
Förskottet bokförs på 2420 och minskas mot kundfordringar när det dras av, eller mot banken när det betalas tillbaka.
Utan bankkoppling
Öppna fakturan och välj Registrera betalning. Fyll i datum, vilket konto pengarna kom in på (oftast 1930) och beloppet. Tomt belopp betyder allt som är kvar. Har kunden också betalat påminnelsernas avgifter och ränta kryssar du i det.
Så bokförs betalningen
- Faktureringsmetoden: fakturan bokfördes när den skickades. Betalningen bokförs som bank mot kundfordringar (1510).
- Kontantmetoden: betalningen bokförs som bank mot försäljning och moms. En delbetalning bokförs i proportion, och delarna blir exakt hela fakturan när den är slutbetald.
Kontantmetoden får bara användas av bolag som normalt omsätter högst 3 miljoner kronor om året. Det som är obetalt när räkenskapsåret slutar ska ändå bokföras (bokföringslagen 5 kap. 2 §). Under Fakturor → I bokföringen visas då Obetalda fakturor vid årets slut, och de bokförs med ett klick per årets sista dag.
Samma sak gäller kreditfakturor på betalda fakturor som inte är återbetalda när året slutar: bolaget är skyldigt kunden pengar. De visas under Kreditfakturor som inte är återbetalda och bokförs i samma verifikation, som försäljning och moms mot kundfordringar (1510). När pengarna betalas tillbaka nästa år bokförs det som kundfordringar mot bank.